社内SEが使うべき業務効率化に役立つITツール：12選

企業内で働く社内SEのなかには、次々やってくる依頼やトラブルの対応に追われて、IT戦略を練ったり、新しいシステムの導入を検討したりする本来の業務ができないという人もいるでしょう。そんな社内SEのために、業務効率に役立つ便利ツールを紹介します。

社内SEの業務効率化が重要な理由

社内SEの業務効率化がなぜ重要なのか、その理由をまとめます。

企業全体の生産性向上

社内SEの業務効率化は、企業全体の生産性向上につながります。社内SEの業務は、業務アプリケーションの導入・運用、ヘルプデスク対応、ITインフラの管理など、多種多様です。これらの業務が効率化されると、社内SEの目が各所に届くようになり、従業員が本来の業務に集中できる環境が作られます。

例えば、ネットワークのトラブルが発生した場合でも、効率的な管理が行われていることで、社内SEの処置がすぐに行われ、ダウンタイムを最小限に抑えられます。その結果、従業員がストレスなく業務に集中できる環境が手に入るのです。

また、社内SE自身が効率的に業務をこなすことで、戦略的なIT投資やシステム開発に時間を割くことができ、企業の成長に貢献することも可能です。

ITインフラの安定運用

社内SEの業務効率化は、ITインフラの安定運用にも大きくかかわります。社内SEが効率的な監視システムや自動化ツールを活用して管理・運用を行えば、システムトラブルの早期発見・解決が可能となり、安定稼働を実現できるでしょう。

また、日々の運用業務を効率化することで、システムの定期的なメンテナンスやアップデートに十分な時間を確保できます。さらに、業務効率化によって生まれた時間を、システムの改善や新しい技術の導入検討に充てれば、より堅牢で安定したITインフラを構築することができるでしょう。結果として、システムトラブルによる業務停止やデータ損失のリスクを最小限に抑え、企業の安定的な事業運営につながります。

コスト削減とリソースの最適化

社内SEの業務効率化は、コスト削減に直結します。無駄な作業や重複する業務を排除することで、労働時間を削減し、人件費の節約が可能です。例えば、RPAなどの自動化ツールを導入すれば、人手に頼っていた定型業務を自動化でき、人件費の削減につながります。

また、リソースの最適化により、IT機器やソフトウェアの無駄遣いを防ぎ、コスト効果の高い運用が実現します。業務プロセスを見直し、関連する人材や物資、資金、時間を見直すことができれば、空いた分のリソースを別の業務に有効活用できます。 これらの効果により、限られた予算と人員で最大の効果を発揮できるようになり、企業の競争力強化につながります。

迅速な問題解決と対応力の強化

社内SEの業務効率化が実現できれば、万が一のトラブルや問題への対応スピードが向上します。効率的な情報共有ツールやナレッジ管理システムを活用すれば、問題発生時の情報収集や原因究明までの時間を削減することができるでしょう。また、対応履歴や解決策を共有する仕組みを用いることで、同様の問題発生時に素早く対応することが可能になります。

ルーティン作業を自動化するなどして削減することができれば、その空いた時間で緊急性の高い問題に集中して対応できるようになります。ここまで上げた施策を用いることで、トラブルの業務への影響を最小限に抑え、迅速に正常な状態に戻すことができます。

社内SEにおすすめのプロジェクト管理ツール：5選

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの計画、実行、監視、制御、終了を効率的に行うためのソフトウェアやアプリケーションです。これらのツールは、タスクの割り当てや進捗状況の追跡、リソース管理、タイムラインの設定、コミュニケーションの促進など、多岐にわたる機能を提供しプロジェクト管理の効率化を実現します。

ツールを導入する目的は、プロジェクトの透明性を高め、チーム全体の生産性を向上させることです。各ツールが特定のニーズに応じた機能を持っており、状況に合わせたツールを活用することで、プロジェクトの成功率を高め、予期せぬトラブルにも迅速に対応できるようになります。ここからは代表的な5つのツールについて解説します。

JIRA

Jiraは、Atlassian社が提供する強力なプロジェクト管理ツールで、特にアジャイル開発に特化しています。主な特徴として、課題管理機能があり、タスクをストーリーやエピック、バグなどに分類して追跡可能です。カスタマイズ可能なワークフロー機能もあり、プロジェクトの進行状況を柔軟に管理できます。

カンバンボードやスクラムボードを使ってタスクの視覚化ができ、チームの進捗をリアルタイムで把握可能です。また、詳細なレポート機能を通じて、パフォーマンスやリスクを分析できるため、改善点を見つける際に役立ちます。3000種類以上のアドオンが利用できるため、他のAtlassian製品や外部ツールとの連携もスムーズです。無料プランから始められ、10人以下のチームにはコストをかけずに利用できるため、少人数から使い始めるのがいいでしょう。

Redmine

Redmineは、オープンソースのプロジェクト管理ソフトウェアで、多機能かつ高度にカスタマイズ可能な便利ツールです。主な特徴として、チケットによるタスク管理、ガントチャートやカレンダーによる進捗可視化、Wikiによるナレッジ共有機能があります。作業時間の自動計算機能も備え、工数管理にも利用できます。

無料で利用できるにもかかわらず、システム開発や業務管理など幅広い用途に対応してます。プロジェクト管理だけでなく、バグ管理やお問い合わせ管理にも対応した幅広い機能を持つシステムです。またカスタマイズ性が高いのも特徴で、自社の管理体制に合わせた運用が可能です。

クラウド版も提供されているため、サーバー管理の手間を省きつつ、どこからでもアクセス可能な環境を構築できます。

Trello

Trelloは、直感的で使いやすいプロジェクト管理ツールです。ボード、リスト、カードを使用して、タスクを視覚的に管理できるのが特徴です。主な機能として、リアルタイムの更新、簡単なメンバー追加、マルチデバイス対応があります。

カンバンシステムを採用しているため、タスクの進捗が一目で把握可能です。通知機能も充実しているので、更新や変更をすぐに確認できます。無料プランから利用可能で、ニーズに合わせたシンプルな料金体系も魅力のひとつです。

一方で、時間追跡、ガントチャート、組み込みレポートツールなどの高度な機能が限られており、大規模プロジェクトには不向きな面もあるようです。また、カスタマイズ性にも制限があるため、セキュリティ面での懸念も指摘する人もいます。実際に利用する際には、機密データの扱いに気をつける必要があります。

Backlog

Backlogは、ヌーラボ社が提供するプロジェクト管理・タスク管理ツールです。主な特徴は、直感的なデザインと操作性、多機能性、人数無制限の料金体系です。Wiki、Git、ガントチャートなどの機能をオールインワンで提供し、様々な業界・業種のプロジェクト管理で利用できます。

特に、ガントチャート機能の改善により、複数の課題のスケジュールをまとめて変更できるようになり、プロジェクトの進行管理が容易になりました。リアルタイムの更新機能により、チームメンバーは変更を即座に把握でき、効率的なコラボレーションが可能です。

クラウド版とオンプレミス版があり、世界で120万人以上のユーザーに利用されています。チームのコラボレーション促進に貢献し、プロジェクト管理を効率化するツールとして評価されています。

Asana

Asanaは、タスクやプロジェクトを一元管理できるクラウド型のプロジェクト管理ツールです。主な特徴として、直感的な操作性があり、クリックやドラッグ＆ドロップで簡単にタスクを管理できます。SlackやDropbox、Googleカレンダーなどの外部ツールと連携でき、情報の一元管理にも役立ちます。

無料のBasicプランでは最大15人まで利用でき、タスクやプロジェクト、メッセージ、アクティビティログを無制限で利用可能です。プロジェクトのボード表示やカレンダー機能、タスクごとの担当者と期日の設定も行えます。有料プランではさらに高度な機能が提供され、特にBusinessプランではタスクの依存関係設定やチームの仕事量調整が可能です。

Asanaは、すべての仕事を全社的な目標やビジネス戦略に結びつけることができるため、プロジェクト管理ツールにとどまらない役割が期待されます。

社内SEにおすすめのコミュニケーションツール：4選

社内SEにとって、円滑なコミュニケーションは業務効率化に不可欠です。そこで重要となるのが、適切なコミュニケーションツールの活用です。コミュニケーションツールとは、情報の伝達や意見交換を行うための様々な手段やアプリケーションを指し、現代のビジネス環境において必要不可欠な存在です。

特に、リアルタイムでのやり取りが可能なツールは、物理的な距離に関係なく瞬時に情報を共有できるため、社内SEの業務効率化に大きく貢献します。例えば、システムトラブル発生時、迅速に情報を共有し、関係者間で連携することで、早期解決につなげることが可能です。ここからは社内SEにおすすめな4つのコミュニケーションツールについて解説します。

Slack

Slackは、チームコミュニケーションを効率化するためのビジネス向けメッセージングプラットフォームです。主な特徴として、チャンネル機能があり、プロジェクトやチームごとに会話を整理できます。ユーザーは個別のメッセージやグループチャットを通じてリアルタイムでコミュニケーションが可能です。

スレッド機能を利用すれば、特定のメッセージに対する返信をまとめて表示できます。また、メンション機能を使えば、特定のメンバーに通知を送ることができるため、重要な情報の見落としを防止します。さらに、「ハドル」機能を使用すれば、音声通話やビデオ通話も可能です。

Slackは、無料プランでも基本的な機能を利用できるため、小規模チームにとっても導入しやすい選択肢です。全体として、Slackはチームのコラボレーションを促進し、効率的な情報共有を実現する便利ツールといえるでしょう。

Chatwork

Chatworkは、国内利用者数No.1のビジネス向けのクラウド型コミュニケーションツールです。主な特徴として、チャット、タスク管理、ファイル共有、ビデオ通話機能を一つのプラットフォームで提供しています。チャットはグループやプロジェクト単位で整理できるため、タスク管理機能と連携することで、コミュニケーションと業務管理を効率化します。

セキュリティ面では国際規格ISMS認証を取得しており、機密性の高い情報も安全にやり取り可能です。また、100以上の外部アプリとの連携ができるため、既存のワークフローに組み込みやすい設計になっています。

無料プランでも基本機能が利用可能で、中小企業や個人事業主にも導入しやすい便利ツールです。多言語にも対応しているため、グローバルなチーム間のコミュニケーションにも適しています。

Zoom

Zoomは、オンライン会議やウェビナーを開催するための人気のビデオコミュニケーションツールです。主な特徴として、最大100人が参加できるミーティング機能があり、無料プランでも40分の制限内で多くの機能を利用できます。ビデオ通話、音声通話、チャット機能を統合し、リアルタイムでのコミュニケーションを可能にしています。

画面共有機能を使えば、参加者と資料やデスクトップを共有しながら説明ができ、視覚的な情報共有が促進され、効果的なプレゼンテーションが実現します。セキュリティ面では、ミーティングにパスワードを設定でき、参加者の管理機能も充実しています。

外部ツールとの連携も豊富で、GoogleカレンダーやSlackなどと組み合わせて使うことで、スムーズな会議設定が可能です。最近ではAIを活用して、ミーティング内容の要約をメール送信する機能も提供しています。

Google meets

Google Meetは、Googleが提供するオンライン会議ツールで、シンプルで手軽に使用できるのが特徴です。主な機能として、音声・ビデオ会議、テキストチャット、画面共有があり、最大100人が参加可能です。特に、Googleアカウントを持っていれば、特別なアプリをインストールせずにブラウザ上で直接利用できるため、容易に導入できます。

会議のスケジュール設定はGoogleカレンダーと連携しており、参加者への通知も自動で行われます。録画機能もあり、会議内容を保存して後から参照することが可能です。また、Googleドライブとの統合により、ドキュメントやスプレッドシートを簡単に共有できる点も魅力です。

無料プランでも多くの機能が利用可能ですが、ビジネス用途では有料プランを選択することで、さらに多機能なサポートが受けられます。

社内SEにおすすめのRPA（業務自動化ツール）：3選

社内SEの業務効率化を実現する便利ツールにRPA（業務自動化ツール）があります。RPA（Robotic Process Automation）とは、ソフトウェアロボット、いわゆる「ボット」を活用し、人間が行う反復的で定型的な業務を自動化する技術です。人間と同様の操作を再現し、データ入力や処理、報告書作成などのルーティンワークを自動化できます。

例えば、サーバー監視やログ分析といった定型業務をRPAに任せることで、人為的なミスを削減し、業務効率と正確性を向上させることも可能です。また、夜間や休日に行う必要のあるバッチ処理なども自動化できるため、時間外労働の削減にもつながります。ここではおすすめのRPAを3つ解説します。

Blue Prism

Blue Prismは、エンタープライズ向けの高度なRPAツールです。主な特徴として、サーバー型のアーキテクチャを採用しているため、複数のロボットの集中管理と統制を行うことができます。これにより、高いセキュリティと内部統制への準拠を実現し、重要業務にも適用可能です。

柔軟性と拡張性に優れており、業務プロセス全体の自動化に大きく貢献します。SAPなどの基幹システムとの連携も強みで、大規模な業務自動化に適しています。また、ユーザーインターフェースが直感的で、非技術者でも扱いやすい設計になっているのは魅力です。

Blue Prismの位置づけは、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する基盤です。経理DXや製造DXなど、幅広い業務領域での活用が可能で、企業全体の業務効率化と生産性向上に貢献します。

Win Actor

WinActorは、NTTデータが開発した日本製のRPAツールです。主な特徴として、プログラミング知識がなくても直感的な操作で自動化シナリオを作成できる点があげられます。画面上の操作を記録し、それを再生することで業務を自動化する「画面録画機能」を備えており、初心者でも簡単に利用可能です。また、日本語対応が充実しており、日本企業の業務プロセスに適した設計になっています。

セキュリティ面では、シナリオの暗号化機能や、ロボットの操作ログ管理機能を備えており、企業の機密情報を扱う業務にも適用可能です。さらに、ExcelやWebブラウザ、基幹システムなど、幅広いアプリケーションとの連携が可能で、多様な業務プロセスの自動化に対応しています。

WinActorは、中小企業から大企業まで幅広く導入されており、特に経理、人事、営業支援などの定型業務の自動化に効果を発揮します。

Power Automate (formerly Microsoft Flow)

Power Automateは、Microsoftが提供するクラウドベースの業務自動化ツールです。主な特徴として、直感的なドラッグ＆ドロップインターフェースを採用し、プログラミング知識がなくても簡単に業務フローを作成できます。

Microsoft 365アプリケーションとの高い親和性があり、Excel、SharePoint、Teamsなどとシームレスに連携可能です。また、300以上の外部サービスとの接続も可能で、幅広い業務プロセスの自動化に対応しています。また、AIを活用した機能も備えており、画像認識や自然言語処理などの高度な処理も実現できます。

クラウドベースの本ツールのほか、PCにインストールして使用する「Power Automate Desktop」もあります。こちらは実際の画面操作を記録し、自動的にフローを作成するレコーダー機能が利用可能です。

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まとめ

社内SEの業務効率化は、企業全体の生産性向上、ITインフラの安定運用、コスト削減や迅速な問題解決に不可欠です。プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツール、RPAといった便利ツールを効果的に活用することで、日々の業務を効率化し、より戦略的な業務に集中することが可能になります。今回紹介したツールを参考に、自社に最適なツールを導入し、業務効率化を実現して企業の成長につなげましょう。