職務経歴書とは、履歴書だけでは分からない業務内容やスキルをまとめた書類です。採用担当者は職務経歴書をもとに、応募者の経歴とスキルをチェックするため、転職活動においては非常に重要なものです。
今回は、職務経歴書の書き方を徹底的に解説します。また、本記事ではダウンロード可能なテンプレートも紹介しています。本記事を参考にして、職務経歴書の作成に取り組んでみましょう。
職務経歴書とは？履歴書となにが違う？
一見すると職務経歴書と履歴書は、同じような書類だと思われがちです。しかし、両者はフォーマットの自由度や、採用担当者が見るポイントが全く違います。2つの違いをしっかり捉えて、採用担当者の目を引くような書類作成を目指しましょう。
- 職務経歴書とは？
- 職務経歴書と履歴書の違い
職務経歴書とは？
職務経歴書とは履歴書だけでは書ききれない、具体的な業務内容や経験を記載します。
特にエンジニア職をはじめとする専門職は、プロジェクトベースで仕事を行うことが多いです。そのため、それぞれのプロジェクトの規模や担当した工程、学んだスキルを詳細に記載するのが一般的です。
さらに、データベースやプログラミング言語といったテクニカルスキルもあわせて書きます。ここでは言語の経験年数などできることを書きましょう。
フォーマットは特に決まっていませんが、一般的には時系列に経験した仕事内容を並べ、 A 4用紙1〜2枚程度にまとめることが多いです。
職務経歴書と履歴書の違い
職務経歴書と履歴書は、その目的に違いがあります。履歴書は応募者のプロフィールを確認するためにありますが、職務経歴書は応募者の業務経験や保有スキル、人柄を確認するためのものです。
まず採用担当者は、履歴書で出身校や所属している会社を確認します。そして応募者の業務内容をより詳しく確認するために、職務経歴書を読むことが多いです。
もう1つ大きな違いは、フォーマットの自由度でしょう。職務経歴書はフォーマットの自由度が高く、「この形式でないといけない」といった決まりはありません。そのため、自分の経験した仕事内容が効果的に伝わるフォーマットを選びましょう。
一方で履歴書は、応募者の氏名や住所・出身校・企業名を記入するのが一般的で、フォーマットもある程度決まっています。
「履歴書の作り方」については、こちらの『履歴書の作り方』をご参照ください。
職務経歴書の書き方と書類選考通過ポイント
魅力的な職務経歴書を作成するには、いくつか意識すべきポイントがあります。採用担当者の目に留まる書類を作成するためにも、本章で紹介するポイントをしっかり確認しましょう。
- 日付
- 職務要約
- 職務経歴
- 資格・語学
- 活かせる経験・知識・技術
- 自己PR
- 書類選考通過ポイント
日付
日付は職務経歴書を提出する日もしくは、郵送する日を書きます。日付は、基本的には職務経歴書全体で西暦または元号で表記を統一しましょう。また、外資系企業や外国人が多い企業では西暦の方が歓迎されますので、相手先の企業の風土も考慮してください。
職務要約
職務要約では、これまで在籍していた企業名や、従事した業務内容を簡潔に250字程度で書きます。たとえば「株式会社A社でエンジニア職を3年担当し、〜〜という実績を収めました。」などと書くと良いでしょう。職務要約では、詳しい内容を職務経歴の欄で記入するため、簡潔に書くことを意識してください。
また、複数の企業に在籍していた方は、一番アピールしたい職種をメインに書きましょう。 エンジニアやSEなど専門的な職種に転職する場合、その職種に近い業務内容やスキルをアピールすることが望ましいです。
ちなみに、業務を通して得たスキルやコンテストの受賞経験がある方は、そういった成果についても書きましょう。より説得力のあるアピールポイントになります。
職務経歴
職務経歴は、これまでの自分の経歴をより具体的にまとめます。仕事内容やポジション、実績などを書きましょう。実績は、数字で定量的に表現すると、能力を客観的に評価できます。
たとえばエンジニアなら、「業務系アプリケーション開発の現場で、〇〇人のプロジェクトリーダーとしてプロジェクトを推進した」などと書くと分かりやすいです。
また、採用担当者は職務経歴において、「募集しているポジションの人物像と、応募者がマッチするか」などを見ています。そのため、職務経歴でアピールする内容は募集要項に沿ったものにしましょう。
資格・語学
資格や語学を保有している方は、保有資格もしっかり書きましょう。資格名と、取得年月を箇条書きでまとめると、採用担当者にも分かりやすいです。採用担当者は上から順番に項目を読みますので、転職先の業務や業種と関係のある資格から順に書きます。
語学に関しては、留学経験などがある場合は「20××年〜20×○年 アメリカに留学」などと簡潔に書きましょう。海外の大学へ就業経験がある方も、アピールポイントになりますので概要を簡単にまとめてください。
こちらも日付の記入欄と同様に、書類全体を通して西暦か元号を統一します。
また、ここで書いた内容は面接で詳しく質問される可能性がありますので、留学や資格取得を通してどんなスキルを得たのか説明できるように準備しておきましょう。
活かせる経験・知識・技術
これまでの経験で得た知識や技術のなかでも、転職先の業務と関係のあるスキルを中心に書きましょう。
業務経験を書く際には、実績を数字で書くとより重みのある文章になります。たとえば「営業で〇％の売り上げ向上に貢献した」「〇人規模のプロジェクトのリーダーとしてマネジメント業務を担当」と書くと簡潔で分かりやすいです。
また、エンジニア転職を検討している方はテクニカルスキルも書きましょう。エンジニア転職では、開発言語などのスキルの提示が必須です。扱える言語やDBを羅列し、それぞれの使用期間や開発レベルを書きましょう。
開発レベルを書く際には、「環境構築が可能」「基本的なコードの記述が可能」「コードレビューや改修が可能」といったように、何ができるのかを具体的に書きましょう。
採用担当者は、この書類をもとにどの部署に配属するのか検討する可能性もあります。過大・過小評価せずに書くようにしてください。
自己PR
自己PRでは、これまでの経験をもとに転職先で何が貢献できるかなどをまとめます。一般的には、300～400文字程度で書くと、採用担当者も負担なく読めるでしょう。自己PRを書くときには、いくつかのポイントを踏まえて文章をまとめてみましょう。
まず1つは、企業が求めているスキルや人物像を把握することです。求人の募集要項や企業分析を行うと、どんな人物を求めているのか予測できます。この人物像からあまりに乖離すると、採用される可能性が低くなりますので注意しましょう。
もう1点、重要なポイントは具体的な数値やこれまでの実績をアピールすることです。自己PRで「こんなことができます！」と書くだけでは、本当にそのスキルがあるのか採用担当者は判断できないからです。実績や数値で表現することで、内容に信憑性を持たせるとよいでしょう。
最後に注意すべき点は、客観的な視点で書くことです。採用してほしい思いから、つい過大評価とも取れるような書き方をしてしまうと、採用担当者に不信感を抱かれる可能性があります。「誇れる実績があまりない」という方は、マネジメント能力などソフト面に焦点を当てて自己PRを書いてみましょう。
書類選考通過ポイント
職務経歴書は、採用担当者に「ぜひ面接で話を聞いてみたい」と思ってもらえるような文章構成を意識してください。
どんなに素晴らしい学歴や経歴を持っていても、冗長な文章では職務経歴書を読んでもらえません。そのため、職務要約でアピールポイントを簡潔に伝えて、後半で詳しい内容を書くなどの工夫が求められます。
さらに、その内容が企業の求める人物像とマッチしていると、より評価が高くなり書類通過の可能性が高まるでしょう。
また、面接官は職務経歴書の内容をもとに面接で質問をします。そのため、職務経歴書で書いた内容に関しては、自分の言葉で語れるように事前に練習しましょう。
転職活動においては、「書類選考の通過」が第一関門です。上記のポイントを意識して、文章の構成を考えてみてください。
職務経歴書の3つの形式とテンプレートのダウンロード
職務経歴書にはおもに3つの形式があり、自分の経歴やアピールポイントによっておすすめの形式が違います。本記事では各形式のテンプレートを用意しているので、それぞれの形式を確認し、自分にあったものをダウンロードしましょう。
- 編年体式
- 逆編年体式
- キャリア式
編年体式
編年体式は、これまでの経験を過去のものから順に書く形式です。履歴書も同様に編年体式で書くのが一般的なため、採用担当者が確認しやすい点もメリットと言えます。
また、編年体式では個人の成長を一目で確認でき、面接官が職務経歴書をみながら質問をしやすい点も魅力です。
この形式は、特に同じ業種で長く働いてきた方、大きなブランクがない方に適しています。転職回数が多い方や直近の実績をアピールしたい方は、後述の逆編年体式の方がおすすめです。
逆編年体式
逆編年体式は、編年体式とは対照的に個人の職歴や経験を最新のものから過去に向かって書く方法です。
この形式は、特に最近の実績や経験を強調したい場合に適しており、直近の仕事をアピールしたい方はこの形式を採用しましょう。また、新卒の頃に別業種の仕事をしていた人も、この形式がおすすめです。
どの形式にすべきか迷ってしまう方は、採用担当者の立場になったとき、一番理解しやすい形式を選ぶようにしましょう。
キャリア式
キャリア式では、業務内容や業種を分けて書く形式です。たとえば、営業職とプログラマーという2つの経歴がある場合、それぞれの職種を分けて記載します。そして、それぞれの職職のなかで編年体式を活用して経歴をまとめることが多いです。
キャリア式をほかの編年体などと比較すると、各職種の内容を伝えやすいという特徴を持ちます。ちなみに、エンジニア職などではこの形式がよく採用されています。専門的なスキルをアピールしたい方はこの形式を選びましょう。
職務経歴書を書く際によくある質問
職務経歴書を実際に書き始めると、さまざまな疑問が出てくるでしょう。職務経歴書を書く際に、よくある質問と回答を紹介します。
Q1.前職や現職の会社情報は書かないといけないのか？
最新の会社情報を調べて書きましょう。会社の規模や事業内容を書くと、採用担当者があなたの会社におけるポジションを想像しやすく、採用後のポジションも判断できます。
Q2.転職回数が多い場合、全て書くべき？
回答からお伝えすると、経歴は全て書くべきです。経歴を書かなかった場合、経歴詐称を疑われたり、職歴の空白期間に不信感を抱かれてしまったりします。経歴は省略せず、アピールしたい実績をメインに書くなど、文章量のバランスを調整しましょう。
Q3.客先常駐の場合、名前を出して良い？
守秘義務違反になる可能性がありますので、実名は出さない方がよいです。面接官に名前を出さない理由を聞かれる可能性は低いですが、万が一質問されても事情を伝えれば納得してもらえるでしょう。
Q4.職務経歴書に志望動機は必要？
職務経歴書で志望動機に触れる必要はありません。自己PRは、転職先でどんな業務に貢献できるかを書きます。
Q5.特筆できる実績がない場合は何を書くべき？
特筆すべき成果がない場合、過去の自分と比較してアピールポイントを書きます。その業務を通して身につけたツールのスキルや営業成績などを書きましょう。
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まとめ
職務経歴書は構成からしっかり考えて書く必要があり、はじめから完璧に書くのは難しいです。まずは下書きとしてざっくり内容を決め、そこから完成度を高めるつもりで作業に取り組むことをおすすめします。
また、職務経歴書は面接でも利用されるものと認識し、面接対策も意識して内容を考えましょう。
