就職・転職活動が進むと避けて通れないのが「面接日程の調整」。ただ、「返信はどのくらいで？」「候補日はどう出す？」「失礼にならない敬語は？」など、意外と迷うポイントが多いですよね。
しかも、採用担当者とのメールは最初の評価につながる接点。「内容は正しいけど読みづらい」「返信が遅い」それだけでマイナス印象になってしまうこともあります。
そこで本記事では、
- 状況別に最適なメールテンプレを見つけられる「診断フロー」
- 迷ったら使える件名・文例ライブラリ
- 減点されやすいNG例文と改善方法
- 英語・チャット・緊急対応の応用編
をまとめました。「今の自分の状況にピッタリの1通」が必ず見つかります。
面接日程調整メールの基本マナー3つ
面接日程調整のメールは、採用担当者とのやりとりの中でも最初に評価されやすい部分です。「返信が遅い」「候補の出し方が配慮に欠ける」「読みづらい文章」など、ちょっとした点で印象を落とすケースも少なくありません。
逆に、きちんとしたメールを送れる人は「仕事も任せられそうだ」と安心感を与えられます。ここでは、どのケースにも共通する基本マナーを3つに整理してご紹介します。
1. 返信は24時間以内、可能なら即日
採用担当者は複数の候補者と日程を調整しています。返信が遅いと、希望する日程が埋まってしまう可能性があります。理想はメールを確認してから数時間以内に返信すること。遅くとも24時間以内には返しましょう。
すぐに都合を確認できない場合も「◯日までにご返信いたします」と一次返信を入れることで誠意が伝わります。
営業時間外に確認した場合は、翌営業日の午前中に送るのが適切です。
2. 候補は3つ以上、曜日や時間帯を分散して提示
「候補日をください」と依頼された場合は、少なくとも3つ以上を提示しましょう。
ただし、同じ曜日や同じ時間帯ばかりでは配慮に欠ける印象を与えます。
- 午前・午後・夕方など時間帯を分散させる
- 平日だけでなく、可能なら週の前半・後半で分ける
- 面接にかかる時間を見込んで1時間程度の幅を持たせる
例：
- 第1希望：◯月◯日（火）10:00〜11:00
- 第2希望：◯月◯日（水）14:00〜15:00
- 第3希望：◯月◯日（金）17:00〜18:00
こうすることで、採用担当者がスケジュールを組みやすくなり、やり取りもスムーズになります。
3. 件名・宛名・署名を含めた分かりやすい構成
採用担当者は一日に何十通ものメールを受け取ります。要点が分かりにくいメールは読むだけで負担になります。「読みやすさ」そのものが評価につながると考えてください。
基本構成は以下のとおりです。
- 件名：用件と名前を簡潔に
- 宛名：会社名・部署名・氏名を正式に記載（不明なら「採用ご担当者様」）
- あいさつと自己紹介：「お世話になっております。◯◯と申します。」
- 本文（要件）：面接日程に関する承諾・候補提示・調整依頼など
- 締めの一文：「ご多用の折恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
- 署名：氏名・住所・電話番号・メールアドレス
また、1文は60字以内を目安に簡潔にまとめ、3〜4行ごとに改行して読みやすさを意識しましょう。会社名や部署名は省略せず正式に記載するのも基本です。
件名テンプレ一覧（状況別）
件名は、採用担当者が最初に目にする部分です。ここで要件が一目で分かるかどうかで、メールの印象が大きく変わります。
丁寧さを意識しつつも、長くなりすぎないことがポイントです。ここでは、状況ごとにすぐ使える件名テンプレートを整理しました。
面接日程を承諾する場合
- Re: 中途採用面接のご案内（氏名）
- Re: 面接候補日のご連絡（氏名）
返信時は、企業側の件名を変えずに「Re:」を残して使用するのが基本です。内容が一目で分かり、過去のやり取りを遡るときにも便利です。
候補日を提示する場合
- 面接日程のご提案（氏名／第1〜3希望あり）
- 中途採用面接の日程候補につきまして（氏名）
「ご提案」「候補」などのキーワードを入れることで、採用担当者がすぐに要件を理解できます。
日程変更・再調整を依頼する場合
- ◯月◯日◯時 面接日程変更のお願い（氏名）
- 面接日程の再調整について（氏名）
具体的な日時を件名に入れると、担当者が確認しやすくなります。
面接辞退を伝える場合
- 面接辞退のご連絡（氏名）
- 中途採用選考辞退のご連絡（氏名）
辞退は、件名で明確に伝えるのがマナーです。本文に入る前から意図が分かることで、担当者の負担を軽減できます。
面接結果を問い合わせる場合
- ◯月◯日の面接結果につきまして（氏名）
- 面接選考結果のご確認（氏名）
「結果」「確認」などの用語を入れることで、要件が曖昧にならず適切に伝わります。
内定承諾・保留の場合
- 内定承諾のご連絡（氏名）
- 内定承諾のご返答につきまして（氏名）
- 内定ご回答のお願い（氏名）
承諾や保留は、必ず「内定」というキーワードを件名に入れるようにしましょう。
英語での件名例
- Interview Availability – [Name]
- Request to Reschedule Interview – [Name]
- Confirmation of Interview Schedule – [Name]
外資系や海外企業の場合は、英語の件名を使用します。文面と同じく、件名も簡潔にまとめるのがポイントです。
状況別メール例文
面接日程調整メールは、シチュエーションによって書き方が大きく変わります。承諾するのか、候補日を提案するのか、あるいは変更や辞退をお願いするのか。状況に応じた適切な文面を選ぶことで、採用担当者に「対応がスムーズで信頼できる人」という印象を与えることができます。
ここでは、代表的なケースごとに使える例文を紹介します。
① 面接日程を承諾する場合
例文1：先方提示にそのまま応じる場合
件名：Re: 中途採用面接のご案内（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
ご提示いただきました【◯月◯日（◯）◯時】にお伺いいたします。
当日はよろしくお願いいたします。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
例文2：日時を引用して認識違いを防ぐ場合
件名：Re: 面接候補日のご連絡（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
ご連絡いただきました面接日程につき、下記のとおり承知いたしました。
面接日時：◯月◯日（◯）◯時〜◯時
会場：貴社会議室（本社ビル◯階）
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
② 候補日を提示する場合
例文3：特に指定がない場合
件名：面接日程のご提案（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
この度は面接の機会をいただきありがとうございます。
以下の日程で調整可能ですので、ご検討いただけますと幸いです。
第1希望：◯月◯日（◯）10:00〜11:00
第2希望：◯月◯日（◯）14:00〜15:00
第3希望：◯月◯日（◯）17:00〜18:00
ご都合に合わせて調整いたします。どうぞよろしくお願いいたします。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
例文4：在職中で時間帯が限られる場合
件名：面接日程のご提案（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
この度は面接の機会をいただきありがとうございます。
在職中のため限られた時間帯で恐縮ですが、下記日程であれば調整可能です。
第1希望：◯月◯日（火）7:30〜9:00
第2希望：◯月◯日（水）12:15〜13:00
第3希望：◯月◯日（金）19:00〜20:00
もし上記で難しい場合は、可能な範囲で再調整いたします。何卒よろしくお願いいたします。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
例文5：オンライン面接を希望する場合
件名：面接日程と形式のご提案（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
この度は面接の機会をいただきありがとうございます。
可能であれば、オンラインでの実施を希望しております（ZoomまたはTeams、いずれも対応可能です）。
候補日を以下にご提案いたします。
第1希望：◯月◯日（火）10:00〜11:00
第2希望：◯月◯日（水）14:00〜15:00
第3希望：◯月◯日（金）17:00〜18:00
事前の接続テストが必要であれば、別途調整いたします。ご検討のほどよろしくお願いいたします。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
③ 日程変更・再調整を依頼する場合
例文6：体調不良による変更依頼
件名：◯月◯日◯時 面接日程変更のお願い（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
◯月◯日（◯）◯時より面接を予定しておりましたが、体調不良のため参加が難しくなってしまいました。大変申し訳ございません。
誠に勝手ながら、以下の日程で再調整いただくことは可能でしょうか。
第1希望：◯月◯日（◯）10:00〜11:00
第2希望：◯月◯日（◯）13:00〜14:00
第3希望：◯月◯日（◯）16:00〜17:00
ご多用のところご迷惑をおかけし恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
例文7：家族や業務都合による再調整
件名：面接日程の再調整について（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
先日ご案内いただきました面接日程について、家庭の事情（※具体的に記載する必要はありません）により調整が必要になりました。急なお願いとなり誠に申し訳ございません。
下記日程でしたら調整可能です。
第1希望：◯月◯日（◯）9:30〜10:30
第2希望：◯月◯日（◯）15:00〜16:00
第3希望：◯月◯日（◯）18:00〜19:00
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
例文8：当日の交通遅延・災害時
件名：本日の面接について（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
本日◯時より面接のお約束をいただいておりますが、交通機関の大幅な遅延により、予定時刻に到着できない状況です。誠に申し訳ございません。
もし可能でしたら、以下の時間に変更いただけないでしょうか。
・◯月◯日（本日）◯時〜
・または別日：◯月◯日（◯）◯時〜
ご多用の中、大変ご迷惑をおかけし申し訳ありません。取り急ぎご連絡申し上げます。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
④ 面接後のやりとり
例文9：面接直後のお礼メール
件名：中途採用面接のお礼（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。本日◯時より面接をしていただきました、◯◯と申します。
本日はご多忙のところ貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
面接を通じて、貴社の業務内容や今後の展望について伺い、より一層入社意欲が高まりました。
改めて心より御礼申し上げます。今後ともよろしくお願いいたします。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
例文10：翌日に送るお礼メール
件名：面接のお礼（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。昨日◯時より面接をしていただきました、◯◯と申します。
お忙しい中、面接の機会をいただき誠にありがとうございました。
◯◯様から伺ったお話を通じて、貴社での業務に強い魅力を感じております。
まずは面接のお礼を申し上げたく、ご連絡いたしました。何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
例文11：書類提出依頼を受けた際の送付メール
件名：応募書類の送付について（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
先日ご依頼いただきました履歴書と職務経歴書を添付いたしました。
恐れ入りますが、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
ご多用の折恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
※ファイル名は「履歴書_氏名」「職務経歴書_氏名」とするのが望ましいです。
例文12：面接で聞きそびれた質問を問い合わせる場合
件名：面接に関するご質問（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
当日お伺いしそびれた点があり、大変恐れ入りますが確認させていただきたくご連絡いたしました。
【質問内容】（例：配属部署での研修制度について）
ご多用のところ恐縮ですが、ご教示いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
面接結果・内定に関する返信
例文13：結果が届かない場合の問い合わせ
件名：◯月◯日の面接結果につきまして（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯月◯日◯時より面接をしていただきました、◯◯と申します。
先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
恐れ入りますが、面接の結果について、いつ頃ご連絡いただけるか目安を教えていただけますでしょうか。
ご多用の折、お手数をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
例文14：内定承諾（シンプル型）
件名：内定承諾のご連絡（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
謹んで承諾いたしますことをご連絡申し上げます。
入社に向けて尽力いたしますので、今後ともよろしくお願いいたします。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
例文15：内定承諾（意欲強調型）
件名：内定承諾のご連絡（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
この度は内定のご連絡をいただき、心より御礼申し上げます。
貴社の◯◯（例：社会に貢献する事業方針）に深く共感しており、社員の一員として貢献できることを大変光栄に存じます。
これまでの経験を生かし、精一杯努めてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
例文16：内定保留を依頼する場合
件名：内定承諾のご返答につきまして（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変光栄に存じます。
誠に恐縮ではございますが、現在他社での選考が進行中のため、最終的な判断にもう少しお時間をいただきたく存じます。
可能であれば、◯月◯日までお待ちいただけますでしょうか。
ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
例文17：内定辞退（丁重型）
件名：内定辞退のご連絡（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、諸般の事情により、内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。
ご多忙の中、採用選考にご尽力いただいたにもかかわらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
例文18：内定辞退（最短型）
件名：内定辞退のご連絡（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
この度は内定をいただき誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、諸般の事情により辞退させていただきます。
ご厚情に心より感謝申し上げます。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
⑥ 面接・選考辞退
例文19：面接前に辞退する場合（丁寧型）
件名：面接辞退のご連絡（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
この度は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、諸般の事情により、面接を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。
ご多忙の中、選考のご準備をいただいたにもかかわらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
例文20：面接前に辞退する場合（簡潔型）
件名：面接辞退のご連絡（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
誠に申し訳ございませんが、都合により面接を辞退させていただきます。
この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
例文21：複数社選考中で辞退理由を簡潔に伝える場合
件名：選考辞退のご連絡（氏名）
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
この度は選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。
他社での選考が進んでいるため、誠に恐縮ですが辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間をいただきながら、このようなご連絡となり申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
特殊ケース
例文22：宛先が複数で担当者不明な場合
件名：面接日程のご調整について（氏名）
株式会社◯◯
採用ご担当者様
お世話になっております。◯◯と申します。
この度は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
面接日程につきまして、以下の候補でご調整いただけますと幸いです。
第1希望：◯月◯日（◯）10:00〜11:00
第2希望：◯月◯日（◯）14:00〜15:00
第3希望：◯月◯日（◯）16:00〜17:00
何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
例文23：人材紹介会社を経由する場合
件名：面接日程について（氏名）
株式会社◯◯
◯◯エージェント ◯◯様
お世話になっております。◯◯と申します。
この度は面接の調整をしていただきありがとうございます。
以下の日程で参加可能です。企業様にご確認いただければ幸いです。
第1希望：◯月◯日（◯）11:00〜12:00
第2希望：◯月◯日（◯）15:00〜16:00
第3希望：◯月◯日（◯）17:00〜18:00
お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
例文24：ビジネスチャットでの短文例
宛先：採用ご担当者様
お世話になっております、◯◯です。
◯月◯日（◯）◯時で面接に参加可能です。
よろしくお願いいたします。
※チャットの場合も、敬語と名乗りは必須です。短文でも礼儀を欠かないようにしましょう。
例文25：英語での面接日程調整（承諾）
Subject: Confirmation of Interview Schedule – [Name]
Dear [Mr./Ms. ◯◯],
Thank you very much for arranging the interview.
I am writing to confirm my attendance on [Date, Day] at [Time].
I look forward to speaking with you.
Best regards,
[Name]
[Phone number]
[Email address]
例文26：英語での面接日程調整（変更依頼）
Subject: Request to Reschedule Interview – [Name]
Dear [Mr./Ms. ◯◯],
I sincerely apologize for the inconvenience, but I am unable to attend the interview on [Date, Day] at [Time].
If possible, may I suggest the following alternative times?
- [Date/Time]
- [Date/Time]
- [Date/Time]
Thank you very much for your kind consideration.
Best regards,
[Name]
[Phone number]
[Email address]
よくあるNG例と改善方法
面接日程調整メールは、採用の合否に直結するものではありません。
しかし、書き方や言葉遣いに不備があると「この人と一緒に働いて大丈夫だろうか？」と不安を持たれることもあります。ここでは応募者がやりがちなNG例と、その改善方法を整理しました。
敬語の誤り
NG例：「了解しました」「御社に伺わせていただきます」
改善例：「承知しました」「貴社に伺います」
話し言葉や二重敬語は避け、書き言葉として正しい敬語を用いることが大切です。
メールアドレスが不適切
NG例：love-music☆◯◯@〜、勤務先ドメインのアドレス
改善例：氏名を用いたシンプルなフリーメール（例：taro.yamada@〜）
採用担当者は「この人は公私を分けているか」を見ています。会社のアドレスや装飾的なアドレスは避けましょう。
装飾文字や過剰な書式
NG例：太字・色文字・絵文字を入れる
改善例：プレーンテキストまたはシンプルなフォントのみ
読み手の環境によっては文字化けの原因になります。ビジネスメールでは見やすさを優先しましょう。
改行がなく読みづらい
NG例：長文を詰め込み、1段落が10行以上続く
改善例：1文は60字以内、3〜4行ごとに改行
採用担当者はパソコンで読むケースが多いため、スマートフォン基準の詰めた文章は避けるべきです。
宛先や会社名の誤り
NG例：「株式会社」を「（株）」と略す、「御中」と「様」を重ねる
改善例：正式名称を確認し、宛先は「◯◯株式会社 人事部 ◯◯様」と正しく書く
宛名の間違いは相手に強い違和感を与えます。送信前に必ずチェックしましょう。
誤字脱字
NG例：「ご返信が遅れ、大変申訳ございません」
改善例：「ご返信が遅れ、大変申し訳ございません」
一見小さなミスでも「確認不足」「雑な印象」と受け取られる可能性があります。送信前に必ず読み直しをしましょう。
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まとめ
面接日程調整メールは、選考の合否そのものを決める要素ではありません。
しかし、採用担当者が最初に受け取るやり取りである以上、「返信の速さ」「文面の分かりやすさ」「基本的なマナー」は確実に見られています。
- 返信はできるだけ早く、遅くとも24時間以内に
- 候補日は3つ以上、曜日や時間帯を分散させて提示
- 件名・宛名・署名を含めた基本構成を守り、読みやすくする
- よくあるNG例（誤用敬語、宛先間違い、装飾文字など）を避ける
この4点を押さえれば、必要以上に悩まずに対応できます。
本記事で紹介した例文をベースに、自分の状況に合わせて調整すれば十分です。メールのやりとりは「丁寧さ」と「配慮」が伝わるだけで好印象につながります。安心して面接本番に臨めるよう、日程調整メールも武器のひとつにしていきましょう。
