少子高齢化に伴う労働人口の減少によって、優秀な人材の獲得競争は激化しています。応募者対応に追われ、本来注力すべき業務がおろそかになっている採用担当者も多いのではないでしょうか。
本記事では、採用プロセスにおける課題を明確にし、ダイレクトリクルーティングに役立つツールやシステムを比較検討しながら効率的な採用手法を徹底解説します。無駄を省き、本当に必要な人材を見極めるための情報を解説するので、ぜひ貴社の採用戦略にお役立てください。
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採用プロセスの効率が低下する理由
採用プロセスの効率に課題を抱えている企業を観察すると、以下の5つの理由を抱えている場合があります。ツールやテクニックを導入して採用プロセスの効率化を図る前に、これらの理由を参考に自社の課題を洗い出しましょう。
- 候補者や社内関係者との連絡に時間がかかる
- 不要な採用プロセスがある
- コストの見直しが十分に行われていない
- 人材配置が適切でない
- システム化が難しい業務が多い
順番に詳しく解説します。
候補者や社内関係者との連絡に時間がかかる
採用プロセスの効率を低下させる理由のひとつに、候補者や社内関係者との連絡にかかる時間があげられます。丁寧さを重視するあまり、時間がかかりすぎてしまうからです。
採用は企業イメージを左右する重要なプロセスであるため、候補者への丁寧な対応は不可欠です。質問への回答や面接日程の調整、選考結果の通知といった連絡業務は想像以上に時間を要します。社内関係者との情報共有や意見交換にも多くの時間と労力が費やされます。
一方で、丁寧さを重視するあまり、スムーズな返信ができないと候補者の入社意欲を低下させる原因となりかねません。円滑なコミュニケーションを実現するためには、FAQの充実やチャットツールの導入といった効率化を図るための工夫が必要です。
不要な採用プロセスがある
採用プロセスに不要なステップが含まれていると、採用効率を低下させてしまいます。長年踏襲してきた採用プロセスを今でも用いており、現代の採用環境に最適化されていない企業も見受けられます。
応募者のスキルや経験を十分に評価できない学歴偏重の選考や、形式的なグループディスカッション、時代にそぐわない筆記試験などが代表例です。不要なプロセスは、採用担当者の負担を増やすだけでなく、優秀な人材が途中で選考を辞退してしまうリスクも伴います。
各プロセスの歩留まりを分析し、ボトルネックとなっている部分を特定し改善する必要があります。定期的に目的や効果を検証してプロセス全体を見直し、時代に合った最適な採用を実現しましょう。
コストの見直しが十分に行われていない
コストの見直しが十分に行われていないと、採用プロセスの無駄に気が付かない場合もあります。求人広告掲載費や人材紹介手数料、採用イベント参加費といったコストが効果的なのか、投資に見合うリターンが得られているのかを検証している企業は多くありません。
応募者の少ない求人媒体に高額な広告費を払い続けたり、自社の求める人材像と合わない人材紹介会社に依頼し続けたりするケースも見られます。効果の低い施策を継続していると、有効な施策への投資機会を逃してしまいます。
競合他社が利用していない求人媒体や、リファラル採用を活用すれば採用コストを削減できる場合もあります。採用コストを分析し費用対効果の高い施策に資源を集中して、採用効率を向上させましょう。
人材配置が適切でない
採用担当者の配置が適切でないと採用活動の質も低下し、効率が悪化してしまいます。採用担当者には、応募者のスキルや経験を見抜く力、企業の魅力を伝えるプレゼンテーション能力といったさまざまなノウハウが求められるからです。
ノウハウが不十分な人材を担当者にすると、ミスマッチな採用につながったり、採用活動が計画通りに進まなかったりします。特に高度な専門知識が求められる職種ではなおさらで、その分野に精通した人材を採用担当に配置しなければなりません。
エンジニアを採用するのであれば、ITの知識を持つ人を担当者にしましょう。書類選考で優秀な人材を落としてしまうリスクを避けられるからです。適切な人材配置は採用活動の質を高め、効率の向上につながるのです。
システム化が難しい業務が多い
採用業務には、面接や広報活動といったシステム化の難しい業務が多く存在します。単なる事務作業ではなく、候補者の個性や潜在能力を見抜く高度な判断力や、企業の魅力を効果的に伝える創造性が求められるためシステム化は困難です。RPAなどの自動化ツールを導入しても、完全に代替することはできません。
システム化の難しい業務に時間がかかってしまい、採用プロセス全体の効率を低下させてしまいます。応募書類の自動スクリーニングはできるものの、最終的な合否判断には、面接官の評価が必要です。採用広報もターゲット層に合わせたクリエイティブな表現が求められるため、AIによる自動生成は困難です。
各業務に最適なリソースを投入して、採用活動全体の効率化を図る必要があります。
採用プロセスを効率化する方法
採用プロセスの効率が低下する理由が明確になったところで、効率化を進める施策に取り組んでいきましょう。ここでは採用プロセスを効率化する方法として、代表的な4つを紹介します。
- オンラインの採用プロセスを導入する
- 評価基準を可視化する
- 採用代行サービスを利用する
- 自動化ツールを活用する
順番に詳しく説明するので、採用プロセスの課題解決の参考になさってください。
オンラインの採用プロセスを導入する
オンライン採用プロセスの導入は、採用活動の効率化に大きく役立ちます。対面での採用活動は地理的な制約や時間的な制約があるため、採用担当者と候補者の双方に大きな負担をかけていました。
オンライン面接や応募書類の電子化を導入すれば、制約が解消され効率化を実現できます。オンライン面接であれば、候補者は移動時間や交通費を削減でき、企業側も面接会場の準備や移動時間を削減可能です。応募書類の電子化も同様に、書類の印刷や郵送、保管といった手間が削減されます。また、オンライン説明会やWebセミナーなどを活用すれば、より多くの候補者に情報を届けられます。
オンライン採用プロセスは、採用コストの削減や採用期間の短縮、応募者の増加といったメリットをもたらすものです。
評価基準を可視化する
評価基準の可視化は、属人的な判断を取り除き、公平で効率的な選考を実現します。評価基準が曖昧だと面接官によって評価が異なり、選考結果に一貫性がなくなってしまうからです。候補者にとっても、どのような点が評価されているのかが分からず、不安や不満を抱く原因となります。
求める人物像を明確に定義し、スキルや経験、性格、価値観といった具体的な評価項目を設定します。各項目に重要度を設定し、評価基準を数値化すれば客観的な評価が可能になります。評価基準を社内で共有すれば、面接官全員が同じ基準で選考可能です。
評価基準の可視化には、候補者にも企業にもメリットをもたらします。採用ミスマッチを減らし入社後の定着率向上にも役立つのです。
採用代行サービスを利用する
採用代行サービスを利用すれば、担当者の負担が軽減されコア業務に集中できるようになります。求人票の作成や応募者対応、書類選考、面接、内定通知といった多岐にわたる採用業務をすべて自社でやるには負荷が大きいからです。
採用業務の一部または全部を外部に委託すれば、採用担当者はコア業務に集中できます。求人票の作成や応募者対応、書類選考といった業務を委託すれば、採用担当者は面接や内定者のフォローなど、より重要な業務に集中できます。
採用代行サービスは、豊富な採用ノウハウや専門知識を持っているため、自社では難しい高度な採用戦略の立案や実行を支援可能です。採用代行サービスを利用して、コストの削減や期間の短縮、質の向上といったメリットを手に入れましょう。
自動化ツールを活用する
自動化ツールを活用すれば、作業を効率化し採用担当者の負担を軽減できます。応募者管理や面接スケジュール調整、応募者へのメール送信など、採用活動には多くの時間と労力を要する作業が存在します。これらの作業を自動化ツールで効率化できれば、採用担当者は戦略的な業務に集中できるのです。
応募者管理システムを導入して応募者の情報を一元管理できれば、選考状況は可視化されます。面接スケジュール調整ツールは、候補者と面接官のスケジュール調整を自動化し、連絡の手間を削減可能です。AIチャットボットで応募者からの問い合わせに24時間365日対応するのも効果的です。
自動化ツールを活用して採用担当者の負担を軽減し、スムーズな採用活動を実現しましょう。
採用プロセスを効率化するツール
実際に採用プロセスを効率化するツールを検討するにしても、どのようなツールがあるかわからないという担当者もいるでしょう。ここでは、採用プロセスを効率化する代表的な5つのツールについて詳しく解説します。
- 採用一括かんりくん
- タレントパレット
- ジョブカン採用管理
- HRMOS採用
- HITO-Linkリクルーティング
各ツールの特徴を理解して、自社の課題解決に役立つかをご検討ください。
採用一括かんりくん
「採用一括かんりくん」は、複数の求人媒体と連携して応募者情報を一元管理するツールです。複数の求人媒体を利用して採用活動を行っている企業では、各媒体に分散している応募者情報の管理が煩雑になりがちです。「採用一括かんりくん」を導入すれば、応募者の進捗状況や選考結果などを一目で把握できます。
LINE連携機能も搭載されているため、候補者とのコミュニケーションもスムーズに実施可能です。応募者へのメッセージ送信や面接日程の調整などをLINEで行えるため、情報伝達がスムーズになり、応募者の満足度向上にもつながるでしょう。
「採用一括かんりくん」は、採用担当者の業務負担を軽減し、戦略的な採用活動に注力するための強力な味方なのです。
タレントパレット
「タレントパレット」は、TPI適性検査を活用して適材適所の採用を支援します。採用からタレントマネジメントまで一元的に管理できるため、組織力の最大化につながります。
採用活動は、候補者のスキルや経験だけでなく、性格や価値観なども見極めなければなりません。「タレントパレット」は、TPI適性検査で候補者の能力や適性を把握し、自社の求める人物像とのマッチングを支援します。また、採用後の社員に対しては、能力開発やキャリア形成を支援するタレントマネジメント機能が活用されるため、組織全体のパフォーマンス向上に効果的です。
「タレントパレット」は、採用活動の効率化だけでなく、組織全体の成長を支援する戦略的なツールです。
ジョブカン採用管理
「ジョブカン採用管理」は簡単に採用サイトを作成し、応募者情報の一元管理を自動化するツールです。自社に適した採用サイトが簡単に作成できるため、魅力的な情報を発信し多くの応募者を集められます。
応募者情報は自動で一元管理されるため、煩雑なデータ入力作業を削減可能です。選考管理機能や採用活動の分析機能も搭載されているため、採用活動の現状や改善点の把握に役立ちます。各選考ステップの通過率や離脱率を分析すれば、ボトルネックとなっている部分を特定し改善策につながります。
「ジョブカン採用管理」を活用すれば、採用活動の効率化のみならず採用戦略の改善にも役立つでしょう。
HRMOS採用
「HRMOS採用」はビズリーチとの連携により、採用活動の一元化と効率的な採用を支援するツールです。ビズリーチは、多くの企業が利用するハイクラス人材向けの転職サイトです。「HRMOS採用」を活用すれば、ビズリーチからの応募者情報を自動で取り込み、選考プロセスを一元的に管理できます。
選考プロセスの可視化機能も搭載されているため、各ステップの進捗状況や課題を把握・改善が可能です。面接官の評価結果や候補者のアンケート結果などを分析すれば、採用のミスマッチ削減や入社後の定着率向上につながるでしょう。
採用活動にビズリーチを活用している企業にとって、「HRMOS採用」は、質の高い人材を獲得するために不可欠なツールです。
HITO-Linkリクルーティング
「HITO-Linkリクルーティング」は、多数の求人媒体からデータを自動取り込みし、事務処理の効率化を支援するツールです。複数の求人媒体を利用する企業が多いものの、応募者情報を手動で収集しデータベースに登録する作業は、非常に時間と労力を要します。
「HITO-Linkリクルーティング」を用いれば作業が自動化され、採用担当者の負担を大幅に軽減します。分析機能も豊富に搭載されているため、応募者の属性や応募経路などを分析して採用課題の抽出や採用戦略の立案に効果的です。
事務処理の効率化だけでなく、データに基づいた採用戦略の立案への支援を望むのであれば、「HITO-Linkリクルーティング」を活用するといいでしょう。
採用プロセスを効率化するテクニック
最後に採用プロセスを効率化する3つのテクニックについて詳しく解説します。採用プロセスを効率化するツールを導入しても、人間の手を完全になくせるわけではありません。人の手で行うべきプロセスを効率化するには、これらのテクニックが不可欠です。
- 自社の魅力や理想の人材像を応募者に伝える
- 応募者への配慮を最優先にする
- コストパフォーマンスを重視する
各テクニックについて詳しく見ていきましょう。
自社の魅力や理想の人材像を応募者に伝える
採用プロセスを効率化するためには、自社の魅力や理想の人材像を応募者に明確に伝える必要があります。単に募集要項や待遇を提示するだけでなく、企業のビジョンや文化、働く環境、キャリアパスなどを詳細に伝え応募者の応募意欲を高めましょう。
求める人物像を明確に伝えれば、応募者自身が自社に合っているかどうかを判断できます。企業のWebサイトや採用パンフレットだけでなく、説明会や面接での社員の声や、企業の文化や価値観を体感できるイベントが有効です。応募者はより深く企業を理解できるためミスマッチの防止につながります。
自社の魅力や理想の人材像を明確に伝え、採用ミスマッチを減らし、内定辞退や早期離職を防いで採用効率を向上させましょう。
応募者への配慮を最優先にする
応募者への配慮を最優先に考えると、採用プロセスの効率化につながります。応募者は、企業の顔として接する採用担当者の対応に企業のイメージを重ね合わせます。スムーズな対応や丁寧なコミュニケーション、選考状況のこまめな連絡といった配慮を徹底すれば、応募者の満足度を高め企業のイメージ向上につながるのです。
迅速な応募書類の受付確認や選考結果の通知、柔軟な面接日程の調整、選考プロセスに関する質問への丁寧な回答などが求められます。選考に通過しなかった応募者にも、感謝の気持ちを伝え誠意ある対応を心がけましょう。企業のイメージを損なわずに、将来的な再応募につながります。
応募者への配慮を最優先にすれば、企業のブランドイメージを高め、優秀な人材の獲得に役立つのです。
コストパフォーマンスを重視する
コストパフォーマンスへの意識は、採用プロセスの効率化に不可欠です。求人広告掲載費や人材紹介手数料といったコストを定期的に確認し、採用活動が効率化されるように見直す必要があります。求人広告掲載費を抑えるために、自社のWebサイトやSNSを活用したり、リファラル採用を推進したりするのも有効です。
新たなツールやシステムを導入する際には、費用対効果を慎重に検討し必要なものだけを選択しましょう。導入後のメリットとコストを比較し、投資対効果を算出して判断すれば、無駄な投資を避けられます。
コストパフォーマンスを重視して、限られた予算内で最大の効果を上げ、採用活動の効率化を実現しましょう。
まとめ
本記事では、採用担当者の方に向けて、採用プロセスの効率化が企業の成長に不可欠である点を解説しました。効率を阻害する課題や具体的な解決策もまとめているため、貴社の採用プロセスの改善にご活用ください。
採用プロセスの効率化にはさまざまな課題と、解決方法が存在します。仮に効率的なプロセスを構築できても、肝心の「応募者」が集まらなければ意味がありません。
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