転職活動で内定を獲得したら、次はいつまでにどんな手続きを行うべきか不安に感じますよね。
今回は退職を控えている人に向けて、内定から入社までの流れや転職先に提出する書類など、退職・入社手続きをスムーズに進めるための重要なポイントをまとめました。
入社日までにしっかりと準備を進めれば、転職して1日目から気持ちよく働くことができ、周りの社員と円満な関係を築けます。ぜひ最後までご覧ください。
そもそも内定とは？
内定という言葉は、法律などで明確に定義されているわけではありません。そのため、「一般的に使用する場合」と「労働契約を結ぶ場合」では、言葉の意味や扱い方が異なることがあります。
転職先とのトラブルを防ぐためにも、まずはこの違いをきちんと押さえましょう。
内定の定義
内定とは、会社側が採用条件通知書（内定通知書）を発行し、「採用したい」という意思を求職者に伝えた段階のことを指します。
ただし、この時点では正式な労働契約が成立しているわけではありません。内定は、採用条件や入社時期について双方が合意できるかを確認する「中間的なステップ」と考えることが大切です。
内定を受けた際に労働条件や入社時期に疑問がある場合は、早めに企業に相談しましょう。
特に転職者は、現職との調整や家庭の事情など、考慮すべき点が多いものです。判断が難しい場合は、必要に応じて家族や転職エージェントと相談しながら進めると安心できます。
労働条件や入社のタイミングを早めに確認することで、スムーズな転職が実現します。「内定は企業が採用意思を表明した段階」ということを理解し、落ち着いて手続きを進めていきましょう。
労働契約上の定義
労働契約上の内定は、求職者が企業の提示する採用条件を確認し、正式に入社意思を表明した時点で成立します。
厚生労働省の「採用内定時に労働契約が成立する場合の労働条件明示について」によれば、労働契約が成立するかどうかは、求職者が入社誓約書にサインするなど、正式に入社意思を示したかどうかで判断されています。
このことから、内定承諾書や入社誓約に同意した時点で法的にも雇用関係が認められる可能性が高いです。内定同意後の安易な辞退は、企業とのトラブルにつながる恐れがあるので気をつけましょう。
内定承諾書や入社誓約書を提出することは、企業と正式に労働契約を結び、法的拘束力が発生することを意味します。
内定に同意した時点で雇用契約が始まることを理解して、慎重に対応するように心がけましょう。
転職で内定を受けてから雇用契約を結ぶまで
応募先の企業から内定の連絡が届いたら、次は雇用契約を結びます。ここでは内定通知で確認すべき項目や、承諾・辞退の伝え方、雇用契約の締結完了までを解説します。「給料や働き方がイメージと違ってた…」という転職の後悔をなくすためにも、労働条件や契約の疑問点をなくしておきましょう。
内定〜雇用契約締結までの流れは次のとおりです。
- 内定の連絡を受ける
- 内定を承諾する／辞退する
- 雇用契約を結ぶ
内定の連絡を受ける
内定の通知は、企業から電話やメールで届くのが一般的です。転職エージェントを利用して応募した場合は、担当者を通じて連絡が来ることもあります。
ここで大切なのは、提示された採用条件や入社時期をしっかり確認して、不明点があればすぐに質問することです。特に給料や業務内容、勤務地や就業時間などは、企業と転職者のあいだで認識が食い違うケースも少なくありません。
■内定時に必ず確認すべきこと
- 給料・賞与
- 勤務地(転勤の可能性も確認)
- 就業時間
- 業務内容
- 休日や有給休暇
- 時間外手当(休日出勤・残業代など）
入社後のミスマッチを防ぐためにも、上記の雇用条件は必ず書面やメールで条件を提示してもらいましょう。労働条件の提示は労働基準法で義務付けられています。テキストで残すことで後から確認しやすくなり、トラブルの防止にもつながります。
内定を承諾する／辞退する
企業から提示された条件に納得できたら、内定承諾の意思を電話やメールで速やかに伝えましょう。場合によっては内定承諾書に署名・捺印し、返送を求められることもあります。
内定を辞退する場合は、できるだけ早く担当者に連絡することが大切です。企業側は入社準備として備品の用意などを進めるため、あいまいな返答は手間やコストを増やし、トラブルの原因になります。
辞退の旨を伝えるときは、お礼の言葉を添えると話がスムーズに進みやすいです。返答方法や期限は、書類やメールに記載されていることが多いので確認しましょう。記載がない場合は、1週間以内に返答すると安心です。
転職エージェント経由で内定した人は、まず辞退の意思を担当アドバイザーに相談して進めるのがスムーズです。
雇用契約を結ぶ
内定を正式に承諾し、内定同意書や雇用契約書を取り交わすと、法的にも雇用関係が成立した状態になります。このため、給与や就業時間、業務内容、勤務地など、契約条件を記載した書面を必ず詳しく確認しましょう。ここで不明点や疑問が生じた場合は、遠慮せずに企業へ質問し、十分理解した上で契約を進めることが大切です。
なお、「内定同意書」 と 「雇用契約書」 は異なる場合があります。内定同意書は企業側の採用意思を表明したものであり、雇用契約書のように法的拘束力を伴わない場合があるため、書類の意味をよく確認しましょう。
雇用契約後の辞退は法律上可能ですが、企業に迷惑をかける可能性があるため、早めに誠実に伝えることが大切です。現職の退職手続きを始めたり、他社の選考を辞退するタイミングは、この雇用契約を結んだ後がベストです。
最終的な合意確認をしっかりと行い、新しい職場へ気持ちよく踏み出しましょう。
転職先に必ず提出する必要書類
転職が決まったら、新しい職場に関係書類を提出する必要があります。年金手帳や源泉徴収票、雇用保険被保険者証などは、入社後の手続きや年末調整で必要になる重要な書類です。
ここでは、それぞれの書類の役割や入手方法、提出タイミングについて詳しく解説します。事前準備をきちんと行って、スムーズに入社しましょう。
年金手帳（通知書）
年金手帳（基礎年金番号通知書）は、新しい勤務先で年金加入手続きを行う際に欠かせません。現時点で自分の手元にない場合は、総務部などが保管しているケースがあるので、早めに確認して入社日までに確保しましょう。
年金手帳の新規発行はは2022年4月から廃止されたので、原本がない人は代わりとなる「基礎年金番号通知書」「マイナンバーカード」を用意する必要があります。
年金の加入手続きが遅れると、一時的に加入記録が反映されないなどのトラブルが発生する可能性があります。ただし、後から正しい手続きで統合すれば、将来の年金受給に大きな影響が出ることはありません。それでもスムーズな処理のために、早めに準備を進めることをおすすめします。
関係書類を提出した後は、会社側がコピーを取って原本を返却することも多いので、保管場所や返却手順を事前にチェックすると安心です。
源泉徴収票
源泉徴収票は、年末調整や確定申告を行うために必要な重要書類です。基本的に、退職後の最初の給与支払い日までに、前の職場から発行されることが法律で定められています。
退職手続きを進める際は、源泉徴収の手配をあわせて確認しましょう。発行手続きは会社の人事担当が進めてくれますが、到着が遅れる場合や未着の場合には、担当者へ早めに問い合わせることが大切です。
源泉徴収票の提出が遅れる場合は、転職先に事情と提出予定日を伝えましょう。書類の内容に誤りがあれば、前職に再発行を依頼して正確な手続きを心がけてください。
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入していることや、加入番号を証明するための書類です。 転職後、新しい職場で雇用保険の継続手続きを行うために必要になります。
雇用保険被保険者証は通常、退職時に会社から返却されます、もし紛失や渡し忘れがあれば、ハローワークで再発行が可能です。提出が遅れると手続きに支障が出る場合があるため、早めに確認して準備を進めましょう。
転職で内定後に現職を退職する流れ
今の会社を円満に退職できれば、新しい職場で気持ちよく仕事を始められます。
ここでは、円満退社のために押さえておくべき退職手続きの流れとポイントを詳しく解説します。
会社で退職手続きする
内定に同意して入社日を決めたら、まずは直属の上司に退職する意志を伝えましょう。その後は上司や人事担当の指示を受けながら、定められた手続きに従って退職届を提出します。
退職届を提出した後は、業務の引き継ぎ作業を進めます。後任者への伝達だけでなく、関係部署や顧客にも連絡するのが適切です。
退職手続きで重要なのは、自分の希望を一方的に押しつけすぎないこと。有給休暇が残っている場合は、どのくらい消化できるのかを慎重に相談しましょう。
短期間での退職を希望する人は、配属先の状況や同僚の負担をしっかり考慮することが大切です。冷静に、落ち着いた態度で退職手続きを進めると、円満退職につながります。
退職後に行う年金や保険の手続き
退職後は、年金や健康保険、雇用保険などの公的手続きを自分で行う必要があります。
転職先へすぐ入社する場合は、企業側が加入手続きを進めてくれるので、転職者は関係書類を遅滞なく提出するように心がけましょう。
一方で前職の退職日と転職先の入社日に空白期間がある場合は、国民健康保険や国民年金への切り替えが必要です。無保険のままだと、無保険の状態が続くと、医療費が全額自己負担になるなどのリスクがあるため、早めに手続きを進めましょう。
また、雇用保険被保険者証を転職先に提出しないと、雇用保険の継続手続きが進まない可能性があります。必要書類や手続きの詳細は、前職や転職先の担当者に確認し、書類の準備漏れがないようにしましょう。
転職が決まったら～入社前の準備と入社当日の流れ
入社前の準備をしっかり整えると、新しい職場でスムーズに馴染むことができ、早く評価されるきっかけになります。
新しいキャリアを気持ちよくスタートさせるためにも、この項目で紹介する入社前や入社後の流れ・ポイントをしっかり確認しましょう。
入社前日までにやること
入社前日までには、次の3点をやっておきましょう。
- 通勤経路と所要時間の確認
- 提出書類の準備
- 出社時の服装を決めておく
まず、通勤経路と所要時間を確認します。実際の出勤時間に合わせてシミュレーションを行い、混雑具合や乗り換え時間なども事前に把握しておくと安心です。
次に、提出書類をすべて揃えておきましょう。書類に不備がないか、必要なものがすべて揃っているかをしっかり確認してください。
さらに、出社時の服装も準備しましょう。会社の規定に応じたスーツやオフィスカジュアルを選び、必要に応じてクリーニングを済ませておくことをおすすめします。
入社前の準備を万全に整え、当日は余裕を持って新しい職場へ向かいましょう。
入社当日の流れ
入社初日は、上司や同僚へのあいさつが大切です。笑顔でハキハキと自己紹介をするだけでも、職場の雰囲気に早く馴染むきっかけになります。あいさつは第一印象を決める重要なポイントなので、簡潔でもしっかり伝えましょう。
会社によっては、初日にオリエンテーションや社内見学が行われる場合があります。スケジュールが事前に伝えられている場合は、しっかり確認し、不安な点があれば早めに担当者へ相談しておくと安心です。また、少し早めに出社し、落ち着いて準備できる時間を確保すると良いでしょう。
リモートワークが導入されている場合も同様に、準備が大切です。身だしなみや通信環境、オンライン会議ツールの動作確認を前日に済ませておき、当日は明るく元気な声であいさつをしましょう。画面越しでも、相手に好印象を与えることができます。
入社初日は、これからの新しい職場生活をスタートさせる大切な1日です。準備を整え、自分らしいペースで一歩ずつ馴染んでいきましょう。
入社後について
入社後は、少しずつ会社の雰囲気や業務に慣れていくことを目指しましょう。最初のうちは、積極的に周囲とコミュニケーションを取りながら、研修や日々の業務を通じて会社の仕組みや文化を理解していけば十分です。
入社直後は転職者として気軽に質問できる貴重なタイミングです。この時期を活かして、疑問や不明点は遠慮なく相談してください。新しい職場での「初めて」は誰にでもあるもの。無理に完璧を目指す必要はありません。
前職と似た業務内容でも、作業フローやルールが異なることはよくあります。初めは慣れないことが多いかもしれませんが、「新しい方法を学べる機会」と前向きに考えると、自然と馴染みやすくなります。
落ち着いて仕事に取り組めるようになったら、自分の経験やスキルを活かして、必要に応じて改善案を提案してみるのも良いでしょう。まずは自分のペースで環境に慣れることを優先することをおすすめします。
転職後に用意する必要書類
転職先でのスムーズな手続きを進めるために、いくつかの書類を準備して提出する必要があります。給与の振込手続きや税金の申告、健康保険の登録など、これらの書類は生活に直結する重要な手続きです。
ここでは、転職後に提出が求められる代表的な書類をご紹介します。
給与振込先届出書
給与振込先届出書は、銀行名や支店名、口座番号などを記入する大切な書類です。
会社によっては振込先の銀行を指定する場合もあるので、事前に確認しておくとスムーズです。もし指定口座を持っていない場合は、入社までに新規開設を進めましょう。
提出の際は、記入漏れや誤記がないように丁寧にチェックすることが大切です。また、余裕を持って提出することで、初回の給与振り込みがスムーズに行えるようになります。
正確な手続きを心がけて、安心して新しい職場でのスタートを切りましょう。
健康保険被扶養者異動届
家族を扶養に入れる場合は、健康保険被扶養者異動届の提出が必要になります。会社が指定する書類を受け取り、扶養家族の氏名や生年月日などを正確に記入しましょう。
場合によっては戸籍謄本や住民票の写しなどの追加書類が求められるため、入社までに採用担当へ確認しておくと安心です。
また、新たに被扶養者として認定されるには、扶養条件（例：年収が一定以下など）を満たす必要があります。書類を提出する際は、内容をしっかり確認し、不備がないように注意しましょう。手続きを完了させることで、扶養家族が安心して保険を利用できるようになります。
扶養控除等申告書
給与所得者の扶養控除等申告書は、扶養家族の有無にかかわらず全員が提出する必要がある書類です。
扶養家族がいる場合は、配偶者控除や扶養控除を受けられる可能性がありますが、扶養家族がいない場合でも申告自体は必須です。転職先から配布される用紙に、住所や氏名、家族情報などを正確に記入し、記入漏れや誤記がないよう注意しましょう。
提出期限は通常「初給与の支払日の前日」までとされています。早めに提出すれば、企業側の年末調整がスムーズに進み、控除が適切に適用されることで、余分な税金が引かれる心配を防げます。
マイナンバー（個人番号）が確認できる書類
社会保険や税金関連の手続きで欠かせないのがマイナンバーです。転職先には、マイナンバーカードの写しや個人番号が記載された住民票の写しを提出することが一般的です。
マイナンバーカードをコピーする場合は、表面と裏面の両方を印刷するようにしましょう。また、マイナンバーの利用範囲は法律で厳しく制限されているため、情報の取り扱いについて過度に心配する必要はありません。
紛失を防ぐため、マイナンバーカードや関連書類の保管場所には十分注意してください。
転職で場合により提出を求められる書類
転職先に提出する書類は、企業の採用方針や職種によって異なるケースがあります。提出を求められる主な書類には、以下のようなものがあります。
- 免許や資格の証明書
- 健康診断書
- 雇用契約書
- 入社承諾身元保証書
- 卒業証明書
- 退職証明書 など
特に資格証明書は、資格手当などの福利厚生に影響するため、しっかり確認されることが多いです。資格の有無によって給与が変わることもあるため、虚偽の申告は絶対に避けましょう。
企業からの指示を事前に確認し、提出期限に間に合うよう準備すれば、手続きもスムーズに進みます。
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まとめ
今回は、転職活動で内定を獲得してから入社するまでの流れを解説しました。全体の流れをまとめると次の手順になります。
- ステップ1（内 定）：内定通知書の内容を確認して同意する
- ステップ2（退 職）：現職で退職手続きを行い、業務引き継ぎを済ませる
- ステップ3（準 備）：通勤ルートや提出書類など確認する
- ステップ4（入 社）：身だしなみを整えて出社し、スケジュール通り過ごす
- ステップ5（入社後）：必要書類を全て提出し、業務や研修に集中する
内定獲得後は書類の準備や退職手続きで忙しくなるものですが、一つひとつの手順を丁寧に進めれば、入社までスムーズに進みます。
特に転職先へ提出する書類は、事前にしっかり確認しておくと非常に安心です。書類が整っていれば慌てずに入社初日を迎えられ、早い段階で新しい職場の雰囲気にも馴染むことができます。
なかでも雇用保険や年金、源泉徴収票の書類は現職の人事担当が手配するので、早めに確認しながら必要な準備を進めましょう。
この記事を参考にしながら着実に準備を進めて、新たなキャリアを気持ちよく踏み出してくださいね！
